Korona: Hasteanskaffelser vs regelverk om offentlige anskaffelser

Skrevet 13. mars 2020 av Ann Kristin Vårdal Olsen

Artikkelen under ble utarbeidet av RIIK og publisert 13/3-20. Flere aktører har siden kommet med utfyllende informasjon om håndtering av både hasteanskaffelser og planlagte/pågående ordinær anskaffelser i situasjonen med koronavirus, eksempelvis:

— Opprinnelig artikkel —

Utbrudd av koronavirus kan medføre at avtaleleverandører ikke vil være i stand til å levere iht kontrakt. Det kan også oppstå behov for å gjøre anskaffelser av varer og tjenester vi ikke har kontrakt på, og vi ikke har tid til å gjennomføre en ordinær anskaffelsesprosess. I det etterfølgende gis en kort veiledning om begge disse forholdene. Det gjøres oppmerksom på at dette kun gjelder ovennevnte forhold, og kun er unntaksbestemmelser for kritiske anskaffelser som følge av en pågående pandemi.

Avtaleleverandører som ikke lenger kan levere

I mange kontrakter er det inntatt klausuler om force majeure som medfører at leverandørens manglende oppfyllelse av sine forpliktelser ikke anses som mislighold så lenge force majeure-situasjonen vedvarer. Med force majeure sikter man i hovedsak til ekstraordinære omstendigheter som en part ikke kunne forutse da avtalen ble inngått, og dette inkluderer ofte også offentlige påbud og forbud. Det er relativt klart at utbruddet av koronaviruset generelt sett vil oppfylle kravene til force majeure.

Hvorvidt det er bestemmelser om force majeure og hva dette innebærer fremgår av kontrakten, men dette vil ofte gi leverandøren rett til prisendringer og endring av frister eller oss som oppdragsgiver mulighet til å kjøpe av andre (hasteanskaffelse, se under).

I henhold til anskaffelsesregelverket kan ikke oppdragsgiver gjøre vesentlige endringer i kontrakten uten å kunngjøre konkurransen på nytt. Endringer i kontrakten som gjøres i henhold til endringsklausuler anses likevel ikke som vesentlige. Anskaffelsesregelverket åpner også for endringer som er nødvendige som følge av omstendigheter som en aktsom oppdragsgiver ikke kunne forutse, forutsatt at anskaffelsens overordnede karakter ikke blir endret og at prisøkningen ikke overstiger 50 % av den opprinnelige kontraktsverdien.

For kontrakter som inngås nå og i tiden fremover vil imidlertid dette kunne stille seg annerledes, i og med at det kan være vanskelig å argumentere med at det ikke var mulig å forutse at virusutbruddet kunne komme til å hindre kontraktsmessig oppfyllelse. Koronaviruset og dets konsekvenser er nå kjent, og partene burde dermed kunne ta dette i betraktning ved kontraktsinngåelse.

Les mer på anbud365.no.

Behov for å gjennomføre hasteanskaffelse

Anskaffelsesforskriften åpner for å gjennomføre hasteanskaffelser, eksempelvis fordi avtaleleverandør ikke kan levere kritiske varer eller vi har nye behov som følge av situasjonen vi står i og som krever raske anskaffelser (liv og helse). Det påpekes at hasteanskaffelse kun skal benyttes ved tilfeller som beskrevet foran. Prosess ved hasteanskaffelse avhenger verdi på anskaffelsen (virksomhetens samlede kjøp av likelydende varer/tjenester).

Anskaffelser under 100 000 kr.

Ikke dekket av forskrift, ingen krav.

Del I anskaffelser (alle anskaffelser mellom 100 000 kr – 1,3 millioner)

Anskaffelser skal følge del I av regelverket, men det er generelt få krav som hindrer rask gjennomføring av en anskaffelse. Konkurranseprinsippet gjelder så langt det er mulig, og minimum 3 foretak bør forespørres om tilbud. Det er bl.a. ikke krav til minimumsfrister, og korte minimumsfrister kan begrunnes. Det skal utarbeides en anskaffelsesprotokoll og inngås en kontrakt.

Del II anskaffelser (varer og tjenester mellom 1,3 – 2,05 millioner kroner)

Slike anskaffelser skal normalt kunngjøres på DOFFIN, men § 5-2.1c i forskriften åpner for å gjennomføre iht del I (se foran) dersom «oppdragsgiveren på grunn av uforutsette omstendigheter ikke kan utsette inngåelsen av i den tidsperioden det vil ta å få gjennomført en åpen eller begrenset tilbudskonkurranse»). Det må med andre ord være en begrunnelse i anskaffelsesprotokollen hvorfor man ikke kan gjennomføre en ordinær anskaffelsesprosess.

Selv om man som oppdragsgiver er fritatt fra å følge alle reglene i del II, er man imidlertid ikke fritatt fra å følge forskriften del I og anskaffelsesloven; dvs de grunnleggende prinsippene om likebehandling, forutberegnelighet, konkurranse, etterprøvbarhet og forholdsmessighet i anskaffelsesprosessen. Konkurranseprinsippet gjelder så langt det er mulig.

Les mer i regjeringens veileder til offentlige anskaffelser.

Del III anskaffelser (varer og tjenester over 2,05 millioner kroner)

Slike anskaffelser skal normalt kunngjøres på TED og DOFFIN, men regelverket åpner ved hastetilfeller for å stille kortere tilbudsfrist, 15 dager i stedet for 30 dager, dersom det er umulig for oppdragsgiver å overholde normale frister (slik som ved pandemi).

Det finnes også to unntaksbestemmelser som kan komme til anvendelse for hastetilfeller som beskrevet under. I begge unntak er det brukt ordlyden «umulig», og dette skal tolkes strengt og begrunnes i anskaffelsesprotokoll.

  • § 13-3.e åpner for å gjennomføre konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring når «det er umulig å overholde fristene for en åpen anbudskonkurranse, begrenset anbudskonkurranse eller konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring som følge av forhold som ikke skyldes oppdragsgiveren, og som oppdragsgiveren ikke kunne forutse. Kontraktens omfang skal ikke være større enn strengt nødvendig». Prinsippet om konkurranse må overholdes og flere leverandører må derfor inviteres til å delta i konkurransen. I gjennomføringen av konkurransen følges prosedyrereglene i forskriften del III så langt de passer. Se regjeringens veileder til offentlige anskaffelser.

  • § 13-4.a åpner for å anskaffe uten konkurranse når «det er umulig å gjennomføre en konkurranse med forhandling uten forutgående kunngjøring etter § 13-3». Slike situasjoner kan gjøre det nødvendig å anskaffe direkte fra en leverandør (uten konkurranse) fordi enhver forsinkelse kan være til skade for menneskers liv og helse. Les mer i regjeringens veileder til offentlige anskaffelser.

Mer informasjon

Dette innlegget ble publisert i Nyheter. Bokmerk permalenken.